Aké dopady mali na MSP nové povinnosti v oblasti GDPR či zavedenie systému e-kasa?

593
Zdroj: canva.com
Zdroj: canva.com

Podnikateľské prostredie na Slovensku neustále podlieha zmenám. Tieto zmeny majú za následok zvyšovanie regulačnej záťaže podnikania a prinášajú podnikateľom nemalé finančné či administratívne náklady. Malé a stredné podniky (MSP) sú zmenami zasiahnuté najviac, pretože práve tie vnímajú zvyšovanie akýchkoľvek nákladov veľmi citlivo, zároveň častokrát nemajú finančné rezervy, ani ľudské zdroje na plnenie nových povinností. Aj z tohto dôvodu je nevyhnutné aplikovať zásadu „najskôr myslieť v malom“, ktorej cieľom je tvorba takej národnej legislatívy, ktorá MSP obmedzí vo výkone ich podnikateľskej činnosti len v najnižšej možnej miere. Úlohou zákonodarcu by v tejto súvislosti malo byť prijímanie pravidiel s minimálnym negatívnym vplyvom najmä na MSP.

Analýza dopadov vybraných politík a opatrení na malé a stredné podniky (MSP), analýza publikovaná Slovak Business Agency, mapuje významné zmeny v období rokov 2015 – 2020, ktoré mali dopad na veľkú skupinu MSP. Po dôkladnom rozbore zmien v podnikateľskom prostredí v uvedenom období boli vybrané zmeny, ktoré spĺňajú uvedené charakteristiky. Ide o tieto opatrenia:

  • nové povinnosti MSP v oblasti ochrany osobných údajov (po prijatí zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a účinnosti nariadenia GDPR od 25. 5. 2018),
  • registrácia konečných užívateľov výhod (v dvoch fázach, t. j. zápis do registra partnerov verejného sektora prijatím zákona č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov s účinnosťou od 1. 2. 2017 a zápis konečného užívateľa výhod do obchodného registra prijatý novelou AML zákona s účinnosťou od 1. 11. 2018) a
  • zavedenie systému e-kasa na evidenciu tržieb v hotovosti (novelou zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov a ktorým sa menia a dopĺňajú niektoré zákony, s účinnosťou od 1. 1. 2019, od 1. 4. 2019 a od 1. 10. 2019).

Za najmenej zvládnutú zmenu v ostatnom období nielen z analyzovaných povinností, ale celkovo, je možné považovať zavedenie e-kasy, pričom práve na procese zavedenia e-kasy je možné nájsť množstvo príkladov, ako sa zmeny robiť nemajú. Primárnym problémom bola časová náročnosť zvládnutia prechodu na systém e-kasa. Na nereálne termíny však upozorňovali v rámci pripomienkovania aj konzultácií mnohé organizácie aj samotní výrobcovia registračných pokladníc ešte v máji 2018. Ministerstvo financií termíny neposunulo, dôsledkom čoho bol stres na strane výrobcov, ale predovšetkým podnikateľov, ktorí sa obávali, že svoje povinnosti nesplnia včas. Nasledovala pomalá certifikácia pokladničných programov a chránených dátových úložísk. Okrem toho vznikol problém s dostupnosťou on-line registračných pokladníc na trhu, ale aj s kompatibilitou s účtovnými a skladovými softvérmi. Všetky spomínané komplikácie vyústili do novely č. 188/2019 zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice, ktorá do 31. decembra 2019 pozastavila ukladanie pokút za nepoužívanie on-line registračnej pokladnice podnikateľom, ktorí sa rozhodli používať na evidenciu tržieb tento druh pokladnice e-kasa klient. Zároveň sa zmenila aj podmienka záväznej objednávky e-kasy do 30. 6. 2019, od ktorej sa upustilo 27. 6. 2019, kedy novelu zákona podpísala prezidentka. Tieto, ale aj ďalšie problémy spôsobili výrazný rast nákladov podnikateľských subjektov, ktoré evidujú tržby v hotovosti prostredníctvom registračnej pokladnice, oproti odhadovaným nákladom. Faktom však je, že pri dostatočne dlhej príprave by sa dalo viacerým nákladom a stresu podnikateľov predísť. Predkladateľ zákona vyčíslil update softvéru (pri up-grade pôvodnej registračnej pokladnice na e-kasu) na 80 eur. V praxi sa pri úprave pokladnice štandardne cena skladala minimálne z troch položiek: zo zakúpenia aktualizačného balíčka (chráneného dátového úložiska), t. j. updatu softvéru, z ukončenia prevádzky pôvodnej ERP a z prerobenia pokladnice na on-line registračnú pokladnicu (e-kasu). Priemerne sa cena pohybovala na úrovni približne 200 – 250 eur bez DPH za update softvéru a všetky nevyhnutné úkony spojené s prechodom na e-kasu, oproti odhadovaným 80 eurám. V prípade kúpy nového zariadenia predkladateľ zákona vyčíslil náklady na 280 eur. Z údajov o reálnych cenách možno konštatovať, že cena 280 eur bez DPH patrí medzi najnižšie možné ceny zariadení s obmedzenými funkciami a nízkym počtom tovarových položiek. Priemerná cena novej e-kasy (on-line registračnej pokladnice) sa pohybovala na úrovni 350 – 400 eur bez DPH, avšak obstarávané boli aj výrazne drahšie zariadenia.

Zdroj: canva.com

Nami uskutočnená analýza vplyvov ukázala, že v prípade e-kasy investičné náklady regulácie na celé podnikateľské prostredie boli v skutočnosti vo výške približne 60,7 mil. eur, oproti odhadovaným 28 mil. eur, čo predstavuje rozdiel vo výške 32,7 mil. eur.

Zmena týkajúca sa ochrany osobných údajov aj registrácia konečných užívateľov výhod, vychádzali z európskej legislatívy. V prípade GDPR išlo o priamo vykonateľné nariadenie EÚ, ktoré nebolo potrebné implementovať do vnútroštátnej legislatívy, napriek tomu sa tak stalo. To na strane podnikateľov spôsobovalo neistotu v tom, či implementáciu európskej normy môžu považovať za dostatočnú alebo sa v praxi musia zaoberať taktiež implementáciou súvisiacej národnej normy. Problémom bola aj nedostupnosť dokumentov, metodík či výkladových stanovísk Úradu na ochranu osobných údajov, ktoré by mohli podnikateľom pomôcť v zorientovaní sa a v lepšom pochopení nových povinností. Hrozba vysokých pokút vyvolala u podnikateľov značné obavy, ktoré v určitej miere stále pretrvávajú. V praxi sa objavili aj podnikatelia, ktorí sa problematikou GDPR vôbec nezaoberali, nakoľko sa domnievajú, že osobné údaje nespracúvajú. Realita je však taká, že takmer každá firma nejaké osobné údaje spracúva a v prípade kontroly by mohli byť pravdepodobne nájdené nedostatky. Väčšina MSP sa problematikou GDPR zaoberala, hoci častokrát si povinnosti podnikatelia splnili skôr formálne, než by reálne zmeny v ochrane osobných údajov zapracovali do svojich interných procesov (a sú si vedomí možného porušovania zákona a rizika pokút).

Zdroj: canva.com

Nedostatky pri vyčísľovaní vplyvov sa týkajú predovšetkým opomenutia nákladov na programátorské práce, ktoré museli vykonať najmä e-shopy, ale aj administratívnych nákladov spojených s komunikáciou s obchodnými partnermi. Len zmenou tarify hrubej mzdy, ktorou boli (nesprávne) počítané administratívne náklady, na presnejšiu cenu práce odborníka na GDPR, boli rozdiely markantné – pri GDPR išlo o rozdiel 28,8 mil. eur na celé podnikateľské prostredie, o ktoré boli náklady regulácie podhodnotené.

V prípade registrácie konečných užívateľov výhod išlo o transpozíciu smernice EÚ do vnútroštátnej legislatívy, ktorá sa uskutočnila v dvoch fázach. Prvá fáza predstavovala zápis do registra partnerov verejného sektora, druhou bol zápis konečných užívateľov výhod do obchodného registra. Aj v tomto prípade úprava priniesla viaceré aplikačné problémy, týkajúce sa napríklad preregistrácie konečných užívateľov zo starého registra konečných užívateľov výhod do nového registra partnerov verejného sektora či dodatočného zrušenia povinnosti registrovať konečných užívateľov výhod pre tie MSP, ktoré ich už v minulosti registrovali (novelizáciou zákona). Veľkým problémom bola nepripravenosť súdov na zápis konečných užívateľov výhod spoločností do obchodného registra. To vo výsledku zapríčinilo významné spomalenie činnosti súdov na úseku obchodného registra ešte niekoľko mesiacov po termíne na splnenie povinnosti, kedy zápisy iných zmien do obchodného registra trvali aj niekoľko týždňov či mesiacov namiesto zákonom stanovenej lehoty (spravidla dvoch pracovných dní). Potvrdil to aj prieskum medzi podnikateľmi, pričom jeden respondent na zápis firmy čakal dva mesiace, druhý tri mesiace. Podnikatelia tak nemohli vykonávať prostredníctvom nových firiem činnosti, na ktoré si ich založili. Podobná situácia s preťažením súdov nastala rok predtým v Českej republike, preto bolo možné ju predvídať. Nedostatky pri vyčísľovaní vplyvov na podnikateľské prostredie možno nájsť aj pri týchto zmenách. Dôležité je podotknúť, že hoci zápis do registra partnerov verejného sektora bola úplne nová jedinečná povinnosť, uviesť náklady na právnika či daňového poradcu za zápis ako nulové, nie je primerané. Taktiež je vhodné pri výpočtoch využiť aj modelové príklady, ktoré sme pri GDPR aj registrácii KUV v analýze uviedli (a predkladateľ zákona ich neuviedol). Ak by sme zmenili tarifu – priemernú hrubú mzdu odhadnutú pri výpočte administratívnych nákladov predkladateľa zákona pri zápise konečného užívateľa výhod, na cenu práce administratívneho pracovníka, nakoľko táto suma reálnejšie odzrkadľuje náklady na splnenie tejto povinnosti, vyčíslené náklady v analýze vplyvov by vzrástli o 3,7 mil. eur na celé podnikateľské prostredie.

Zdroj: canva.com

Základným odporúčaním je dôslednejšie uplatňovanie zásad uvedených v jednotnej metodike na posudzovanie vybraných vplyvov. Zamerali sme sa predovšetkým na konzultácie, zjednodušené režimy pre MSP, gold-plating či implementáciu a vynucovanie, doplnené o konkrétne príklady, predovšetkým z predmetnej analýzy vybraných zmien.

Medzi ďalšie formulované odporúčania patria:

  • dôsledné vyčísľovanie vplyvov na podnikateľské prostredie, aby mohol byť do praxe relevantne uvedený princíp one in – one out, resp. ambicióznejší princíp one in – two out, ktoré povedú k znižovaniu administratívnej záťaže podnikania na Slovensku, ku ktorému sa vláda SR zaviazala vo svojom programovom vyhlásení v roku 2020,
  • zavedenie tzv. sunset klauzuly, ktorá znamená obmedzenú platnosť nového legislatívneho opatrenia, ktoré zvyšuje byrokratickú záťaž. V praxi by to znamenalo, že novoprijatý zákon má svoju exspiráciu, po ktorej prestane platiť, pokiaľ nie je v parlamente obhájený jeho zmysel a prijaté jeho predĺženie aj po tomto čase,
  • štandardný legislatívny proces s pripomienkovaním a analýzou vplyvov, ktoré môžu eliminovať problémy aplikačnej praxe a časté novelizácie zákonov,
  • snaha o trvácnosť zmien a upustenie od prijímania nových regulácií v čase, kedy je zrejmé, že v horizonte niekoľkých rokov budú prijaté ďalšie,
  • vyhodnocovanie prínosov z nových regulácií, pričom porovnanie prognózovaných očakávaných prínosov s realitou môže prispieť k zamedzeniu tvorby ďalších regulácií, ak sa zistí, že nemajú očakávaný efekt (napríklad zohľadnenie výsledkov e-kasy pri pripravovanej zmene týkajúcej sa on-line fakturácie),
  • poskytnutie dostatočného času na prípravu, a to nielen podnikateľov, ale aj štátnych orgánov, ktoré majú napríklad spracovať žiadosti, poskytnúť technické špecifikácie či riešenia a pod.,
  • dôslednejšie vyhodnocovanie súvislostí medzi novými a existujúcimi reguláciami,
  • upustenie od prijímania duplicitnej úpravy k európskym nariadeniam rovnakého znenia, ktoré sú priamo vykonateľné,
  • zvýšenie informovanosti a súčinnosti úradov smerom k podnikateľskému prostrediu, napríklad Úradu na ochranu osobných údajov.